A karakterek formázását beállíthatjuk mindjárt beíráskor, tehát a szöveg mindjárt a kívánt formában jelenik meg. De később is bármikor változtathatunk a formázáson: csak ki kell jelölni a formázni kívánt részt (egy vagy több betűt, szót, mondatot bekezdést, vagy az egész dokumentumot).
A Formázás eszköztár, a Betűtípus gombjával tudjuk kiválasztani a karakterek típusát (formáját), a Betűméret gombbal adhatjuk meg a karakterek nagyságát, a Félkövér, Dőlt és Aláhúzott gombok be és kikapcsolásával a nevüknek megfelelően formázhatjuk a karaktereinket. Az eszköztár Betűszín gombjával és a mellette található kis háromszöggel tudjuk különböző színűekre festeni a karaktereket.
Ha még különlegesebb formákra van szükségünk, akkor a Formátum menü, Betűtípus parancsára kell kattintani. A párbeszéd ablak első lapján, az eddig felsorolt lehetőségek mellett, a szöveg aláhúzásának is különféle formát és színeket adhatunk. Ez mellett áthúzott, árnyékolt, körvonalas, domború, vésett stb. formákat is adhatunk a karaktereinknek. Itt tudunk felső indexbe és alsó indexbe írni, valamint akár rejtett szöveget is csempészhetünk az írásunkba. Az ablak alsó részén mindjárt látható is az adott formázások eredménye.
A Betűtípus párbeszédablak második lapján tudjuk a betűk szélességét és a betűk közti távolságot növelni és csökkenteni. Valamint itt tudjuk a kijelölt szövegrészt feljebb vagy lejjebb vinni a többi szöveghez képest.
A Betűtípus párbeszédablak harmadik lapján naaagyon látványos effektusokat tudunk adni a szövegünknek. Ezeket a lehetőségeket használjuk mértékkel, mert egy egész oldal, csupa csillogó villogó betű olvashatatlanná válik. Néhány betűt vagy egy-két szót viszont nagyon hatásosan ki tudunk emelni a sima szövegből a segítségükkel.
Amikor új dokumentumot kezdünk, a Word mindig egy bizonyos előre beállított betűtípust ad. A legtöbb formázással kapcsolatos párbeszédablak alján ott található az Alapértelmezés… gomb. Ez szolgál arra, hogy beállítsuk az új dokumentumok alapértelmezett formázását.
A kis és NAGY betűket könnyen ki tudjuk cserélni akár az egész dokumentumunkban is egyszerre. Ki kell jelölni a szövegnek azt a részét, ahol meg akarjuk változtatni a kis és a nagybetűket. A Formátum menü Kisbetű – nagybetű… parancsát kell kiadni és a megjelenő párbeszédablak nagyon beszédes lehetőségei közül, válasszuk ki azt, amely a számunkra a legmegfelelőbb. Kaphatunk csupa nagybetűt, csupa kisbetűt, kezdődhet minden szó, vagy minden mondat nagybetűvel, de meg is fordíthatunk minden betűt kicsiről nagyra – nagyról kicsire.
A szövegünk hátterét is színezhetjük, így a szövegünk úgy néz ki, mintha valaki egy fluoreszkáló ceruzával már megjelölte volna a legfontosabb részeket. Ehhez a Formázás eszköztár Kiemelés gombját bekapcsoljuk és a formázni kívánt szövegrészt „kijelöljük”. A gomb mellett lévő háromszögre kattintva a sárgán kívül még néhány szín közül választhatunk. A kijelölés megszüntetéséhez elég csak ismét végighúzni az egeret a formázott szövegen. Ha a szöveget fekete-fehér nyomtatón akarjuk kinyomtatni, ezt a lehetőséget óvatosan használjuk, mert a szöveg legfontosabb része olvashatatlanná válhat.
A karakterek formázását könnyen átmásolhatjuk a dokumentum más részeire a Formázás eszköztár Formátum másolása gomb segítségével. A kurzort először abba a szövegrészbe kell helyezni (vagy kijelölni azt a szövegrészt), amely úgy van megformázva, amit a dokumentum más részeire is alkalmazni szeretnénk. Kattintsunk a Formátum másolása gombra. Az egér mutatója egy kis ecsetté változik. Jelöljük ki a dokumentumnak azt részét, ahová a szöveg formázását át szeretnénk másolni. Amikor befejeztük a kijelölést, a kijelölt szöveg felveszi az új formázást, az egér pedig visszaváltozik a normál formájára. Ha több részt is így szeretnénk megformázni, akkor legjobb, ha duplán kattintunk a Formátum másolása gombra, mert ilyenkor a kijelölés befejeztével marad az ecsetforma, egész addig még ismét nem kattintunk egyet a Formátum másolása gombra.
Iniciálé készítéséhez (a bekezdés első betűje jóval nagyobb a többi átlagos betűtől), a kurzort abba a bekezdésbe kell helyezni amelyet iniciáléval szeretnénk kezdeni és a Formátum menü Iniciálé… parancsára kell kattintani. Itt ki kell választani, hogy az iniciálénk bele legyen „süllyesztve” a bekezdésünkbe, vagy a bekezdésen kívülre íródjon a margóra. Ez mellett beállíthatjuk az iniciálénk betűtípusát, nagyságát (hány sornyi helyet foglaljon el), valamint az iniciálé és betűk közti távolságot.