Gyakran előfordul, hogy több helyre is el szeretnénk küldeni ugyan azt a levelet, ahol lényegében a levél szövege ugyan az, csak egyes adatok különböznek minden egyes levélen, mint például a név és a cím vagy egyéb adatok. Ilyenkor lehet nagy segítség a Word Körlevél parancsa. A Word ugyan is képes két fájlt összekombinálni, ahol az egyik fájl tartalmazza a levél szövegét - amely minden egyes levélen ugyan az - és az adatmezőket, vagyis az adatok számára fenntartott helyet. Ezt a fájlt fogjuk törzsdokumentumnak hívni. Egy másik fájl pedig tartalmazza az adatokat, amelyeket be kell illeszteni a szövegbe. Ezt a fájlt fogjuk adatforrásnak nevezni.
Az adatforrást úgy kell elképzelni, mint egy egyszerű táblázatot. Az oszlopok az adatmezőknek — például vezetéknév, utónév, cím, irányítószám — felelnek meg. Az egyes adatmezők neve a táblázat első sorának celláiban van felsorolva. A további sorok mindegyike egy-egy adatrekordot tartalmaz.
Körlevél készítését az Eszközök menü Körlevél parancsára kattintva kezdeményezhetjük. A megjelenő párbeszédablakban kattintsunk a Létrehozás gombra, majd a Formalevelek parancsra. Kattintsunk az Aktív ablak gombra. Így az aktív dokumentum lesz a törzsdokumentum.
A következő lépés az adatforrás megnyitása vagy létrehozása. Kattintsunk a párbeszédablak Adatok gombjára. Az Adatforrás létrehozása parancsot kell választani, ha még nem hoztuk létre a neveket, címeket, és egyéb adatokat tartalmazó adatforrást, és az adatokat Word táblázatban szeretnénk tárolni. Az Adatforrás csoportban kattintsunk az Adatok gombra, majd az Adatforrás létrehozása parancsra. A Táblafej mezőnevei mezőben válasszuk ki azokat az adatmezőket, amelyeket fel szeretnénk venni az adatforrásba. Adatmező törléséhez kattintsunk a mezőnévre a Táblafej mezőnevei mezőben, majd kattintsunk a Mezőnév törlése gombra. Adatmező hozzáadásához írjunk be egy új mezőnevet a Mezőnév mezőbe, majd kattintsunk a Mezőnév hozzáadása gombra. Ha végeztünk az adatmezők kiválasztásával, kattintsunk az OK gombra. Adjuk meg annak a mappának a nevét, amelybe menteni szeretnénk az adatforrást, írjunk be egy fájlnevet, majd kattintsunk a Mentés gombra. Kattintsunk az Adatforrás szerkesztése gombra. Az Adatűrlap párbeszédpanelen írjuk be az adatokat.
Ha már létezik a felhasználni kívánt adatokat tartalmazó fájl, akkor az Adatforrás csoportban kattintsunk az Adatok gombra, majd az Adatforrás megnyitása parancsra. Válasszuk ki a dokumentumot, munkalapot, adatbázist vagy más listát, amely tartalmazza a beszúrni kívánt adatokat, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. Ekkor a Word figyelmeztet bennünket, hogy a törzsdokumentumunk még nem tartalmaz adatmezőket. Kattintsunk a Törzsdokumentum gombra.
A törzsdokumentumba írjuk be azt a szöveget, amelyet minden formalevélen meg szeretnénk jeleníteni, valamint szúrjuk be az adatmezőket azokra a helyekre, ahová az adatokat szeretnénk elhelyezni az adatforrásból. Adatmező beszúrásához kattintsunk az Adatmező beszúrása gombra a Körlevél eszköztáron, végül kattintsunk a kívánt mezőre. Az adatmezőt jelző karaktereket (« ») beírni nem lehet. Az adatmezők közé tegyünk szóközöket és írásjeleket. Ha az adatmezőkben szereplő adatokat megformázva szeretnénk viszont látni, akkor a törzsdokumentum adatmezőit kell formázni. Az adatforrásban lévő adatokat ne formázzuk, mert a formázás nem marad meg, amikor az adatok a dokumentumba kerülnek.
Az adatforrás minden sora (vagy rekordja) új levelet hoz létre. Mielőtt a nyomtatóra vagy más eszközre dokumentumokat egyesítünk, szükség lehet az egyesített dokumentumok nyomtatási képének megtekintésére. Az egyesített dokumentumokat meg lehet tekinteni egyenként, vagy új dokumentumba is gyűjthetjük őket, és így átnézhetjük, illetve testre szabhatjuk őket. Kattintsunk az Egyesített adatok megtekintése gombra a Körlevél eszköztáron. A Word az adatmezők helyén az első adatrekord - az adatforrás első sora - adatait jeleníti meg. Másik adatrekord adatainak megtekintéséhez kattintsunk a nyílgombokra a Körlevél eszköztáron, vagy írjunk be egy rekordszámot a Rekordszám mezőbe, majd nyomjuk le az ENTER billentyűt.
Ha meg vagyunk elégedve a levelünk tartalmával és formájával kattintsunk az Egyesítés nyomtatóra gombra a Körlevél eszköztáron és a Word egyesével kinyomtatja az összes levelet. Egyesíthetjük az adatainkat egy új fájlba is Ekkor az Egyesítés új dokumentumba gombra kell kattintani.